Passez des commandes auprès de plusieurs distributeurs et vous devez savoir ce qui est en route, quand cela devrait arriver, et par rapport à quelle facture — sans tenir un tableur séparé. PartsBox suit chaque commande pour vous.
Chaque commande passe par trois états :
La date de livraison prévue est définie lorsque vous passez la commande, donc "ce qui arrive cette semaine" est une question à laquelle le tableau des commandes répond. Si une commande échoue, annulez-la : elle redevient ouverte et ses composants cessent de compter comme stock entrant.
Parallèlement à l'état, une commande contient les champs auxquels vous vous référez : le numéro de commande du distributeur, votre propre numéro de bon de commande, le numéro de facture, la date de livraison prévue et le fournisseur. Joignez le PDF de la facture, ajoutez des notes, ajoutez vos propres champs personnalisés — un statut d'approbation, une méthode d'expédition — et ajoutez un tag aux commandes selon la façon dont vous les triez. Les composants en commande sont visibles comme stock entrant, de sorte que vous ne recommandez pas quelque chose qui est déjà en route.
Le tableau des commandes filtre, trie et exporte comme tous les autres tableaux, de sorte qu'une liste des commandes ouvertes par fournisseur ou un mois de réception n'est qu'à une vue de distance.
La réception met à jour l'état. Recevez une commande entière en une seule fois ou une partie de celle-ci ; une livraison partielle garde la commande ouverte jusqu'à ce que le reste arrive, et PartsBox reporte la quantité restante. Les commandes passées restent comme un enregistrement de ce que vous avez acheté, à quel prix et à qui — avec le contrôle des lots, jusqu'au lot spécifique que chaque livraison est devenue.
PartsBox enregistre ce que vous avez commandé et reçu. Ce n'est pas un système comptable : il ne suit pas les paiements et ne gère pas les versions des commandes — il enregistre la réalité présente, pas chaque changement historique. Pour les champs et les états en contexte, voir commandes d'achat et Acheter des composants et recevoir des commandes.
Le suivi des commandes fait partie des achats, qui commencent avec le forfait Essentials.