Một linh kiện trong PartsBox không giống như tồn kho của nó. Linh kiện là định nghĩa — MPN, footprint, bảng dữ liệu. Tồn kho là những gì bạn có về mặt vật lý: bao nhiêu, ở những vị trí nào, và với chi phí bao nhiêu. Việc giữ chúng riêng biệt có nghĩa là một linh kiện có tồn kho bằng không vẫn có vị trí của nó, hiển thị những gì cần đặt hàng và khớp với một dòng BOM, trong khi các linh kiện bạn giữ mang một số lượng chính xác.
Tồn kho nằm ở các vị trí lưu trữ và một linh kiện có thể nằm ở nhiều vị trí cùng một lúc. Một cuộn đầy đủ đi lên kệ, một dải băng cắt đi vào hộp ngăn và PartsBox cho bạn biết số lượng trong mỗi cái. Vị trí lưu trữ là bất cứ thứ gì phù hợp với bạn — một căn phòng, một cái kệ, một cái hộp hoặc một ngăn trong lưới — vì vậy bạn đặt một lô hàng mới ở bất cứ nơi nào nó vừa vặn và để PartsBox nhớ nó ở đâu, thay vì sắp xếp tồn kho theo loại linh kiện. Tồn kho được giữ tại một nhà sản xuất hợp đồng chỉ là một vị trí khác, vì vậy số lượng tại chỗ và ngoài cơ sở vẫn hiển thị riêng biệt.
Một linh kiện cũng có thể có vị trí lưu trữ mặc định: PartsBox chọn trước nó bất cứ khi nào bạn thêm tồn kho, và bạn có thể đánh dấu nó là bắt buộc, vì vậy một linh kiện được kiểm soát chỉ có thể nằm trong thùng được chỉ định của nó.
Số lượng được ghi lại theo đơn vị đo lường của linh kiện: một số lượng nguyên chiếc cho hầu hết các linh kiện, hoặc 2.5 mét, hoặc 500 gram cho một linh kiện được đo lường. Các linh kiện bạn đã đặt hàng nhưng chưa nhận được hiển thị dưới dạng tồn kho đã đặt, được giữ riêng biệt với những gì đang có sẵn, vì vậy bạn có thể phân biệt những gì đang ở trên kệ với những gì đang trên đường vận chuyển.
Đặt cảnh báo tồn kho thấp cho mỗi linh kiện và PartsBox sẽ gắn cờ linh kiện đó và liệt kê nó trong báo cáo tồn kho thấp khi nó giảm xuống dưới ngưỡng, cập nhật ngay khi có người thêm hoặc bớt tồn kho.
Lịch sử tồn kho là một bản ghi vĩnh viễn. Bạn thêm tồn kho khi linh kiện đến và xóa nó khi chúng được sử dụng, và mọi thao tác được giữ lại, với ai đã làm và khi nào. Bạn có thể xóa mục nhập gần đây nhất, nhưng các mục nhập cũ hơn không thể được chỉnh sửa hoặc xóa — PartsBox ghi lại những gì thực sự đã xảy ra, vì vậy số lượng bạn thấy là số lượng bạn có.
Khi số lượng kiểm đếm thực tế không khớp với cơ sở dữ liệu, hãy điều chỉnh số lượng thay vì viết lại lịch sử: chọn một hoặc nhiều lô tại một vị trí và đặt số lượng thực tế, và việc điều chỉnh sẽ được ghi lại giống như bất kỳ thao tác nào khác. Thêm, bớt, di chuyển và kiểm đếm kho bằng cách quét một linh kiện, một thùng chứa hoặc mã vạch của nhà phân phối.
Kho, vị trí lưu trữ và cảnh báo tồn kho thấp có trong mọi gói, bao gồm cả gói Maker miễn phí. Kiểm soát lô, theo dõi từng cuộn hoặc mẻ như một lô riêng biệt với chi phí và nguồn gốc riêng, có trên gói Control.