Truy xuất nguồn gốc sử dụng Kiểm soát Lô trong Sản xuất Điện tử

Lô hàng là gì?

Một 'lô' linh kiện đại diện cho một đợt linh kiện, thu được từ một nguồn duy nhất, giống hệt nhau về mọi mặt. Nếu không có kiểm soát lô, tất cả kho của một linh kiện nhất định trong kho của bạn được coi là giống hệt nhau, vì vậy khi sử dụng linh kiện để sản xuất, không rõ linh kiện đến từ đâu hoặc giá bao nhiêu. Trong trường hợp có vấn đề, cũng không thể xác định nơi các linh kiện có vấn đề đã được sử dụng. Nói cách khác, nếu không có kiểm soát lô, bạn có thể coi kho của mình như một chất lỏng: bạn có thể thêm vào và bớt ra, nhưng không thể biết bạn đang bớt cái gì, chỉ biết số lượng.

Một ví dụ thực tế về kiểm soát lô

Hãy xem xét một ví dụ. Bạn mua một cuộn 5000 linh kiện, giả sử là tụ điện 10µF, và lưu trữ chúng ở vị trí A1, sau đó mua thêm một cuộn 5000 linh kiện nữa và đặt cuộn thứ hai đó vào cùng một vị trí. Bây giờ bạn có tổng cộng 10.000 tụ điện 10µF. Nếu không theo dõi lô, đây là tất cả những gì bạn biết: tổng số lượng tại một vị trí lưu trữ. Bạn không biết liệu đó là trên một cuộn đơn, nhiều cuộn hay các đoạn băng cắt rời. Tuy nhiên, với kiểm soát lô, bạn biết rằng mặc dù tổng số thực sự là 10.000 linh kiện, bạn có hai lô, mỗi lô 5.000 linh kiện. Bạn cũng biết mỗi lô được đặt hàng ở đâu và khi nào.

Bất cứ khi nào bạn sản xuất thứ gì đó sử dụng các linh kiện này, bạn sẽ chỉ định lô nào bạn đang sử dụng, để phần mềm có thể theo dõi số lượng còn lại trên mỗi cuộn, cũng như ghi nhớ những linh kiện nào đã đi vào một bản dựng cụ thể. Điều này cung cấp khả năng truy xuất nguồn gốc đầy đủ: từ đơn đặt hàng đến thiết bị được sản xuất và từ thiết bị được sản xuất trở lại đơn đặt hàng.

Điều này không chỉ hữu ích cho việc truy xuất nguồn gốc. Nếu bạn làm việc với một nhà sản xuất theo hợp đồng, bạn có thể sẽ gửi một số linh kiện trên cuộn cho họ. Nếu bạn gắn thẻ các lô tương ứng với các cuộn đã gửi này, bạn sẽ có thể dễ dàng biết những gì có sẵn tại chỗ và những gì đã được gửi đi nơi khác. Tổng số lượng cho tụ điện 10µF đó có thể vẫn là 10.000, nhưng nếu bạn đã gửi một cuộn cho CM/EMS của mình, chỉ có 5.000 là có thể sử dụng tại chỗ.

Với kiểm soát lô, mỗi khi bạn thêm hàng, thông tin lô sẽ được lưu trữ cùng với nó. Bạn có thể thêm mô tả, thông tin ngày hết hạn và nhận xét bổ sung. Bạn cũng có thể thêm thẻ: gắn thẻ lô là đang được cách ly, ví dụ, hoặc thuộc về một khách hàng nhất định. Các thẻ này sau đó có thể được sử dụng để lọc nguồn linh kiện khi xây dựng: nếu bạn đang xây dựng cho một khách hàng cụ thể với hàng tồn kho ký gửi, bạn có thể chỉ muốn sử dụng các lô được gắn thẻ là thuộc về khách hàng, hoặc được gắn thẻ là linh kiện nội bộ.

Khả năng truy xuất nguồn gốc và hiển thị

Nhờ kiểm soát lô, việc theo dõi có thể thực hiện theo hai hướng:

• Tìm các lô sản xuất dựa trên số lô của nhà sản xuất/nhà phân phối, để có thể tìm và thu hồi các thiết bị có vấn đề.
• Tìm số lô của nhà sản xuất/nhà phân phối dựa trên số sê-ri thiết bị, để có thể truy xuất nguồn gốc linh kiện.

Khi các lô được tách ra, các lô mới vẫn duy trì kết nối với nguồn gốc ban đầu. Nếu lô ban đầu được tạo ra bởi một bản xây dựng (build), PartsBox sẽ theo dõi chuỗi phân tách ngược lại để hiển thị thông tin bản xây dựng gốc. Điều này có nghĩa là ngay cả sau nhiều lần phân tách, bạn luôn có thể truy xuất một lô trở lại bản xây dựng đã tạo ra nó.

Nhờ kiểm soát lô hàng, bạn có được cái nhìn toàn diện về quy trình sản xuất của mình. Nếu bạn dán nhãn ID Anything™ đại diện cho một bản dựng lên các thiết bị đã sản xuất, việc quét nhãn đó sẽ tạo ra thông tin đầy đủ về bản dựng, với liên kết đến các lô linh kiện cụ thể được sử dụng trong bản dựng đó, hiển thị nơi và thời điểm linh kiện được mua.

Kiểm soát lô cũng giúp quản lý kho vật lý: nếu bạn in nhãn chứa mã vạch ID Anything™ và dán vào bao bì linh kiện, bạn sẽ luôn có thể xác định ngay lập tức lô hàng, nguồn gốc của nó và nơi nó đã được sử dụng.

Định giá hàng tồn kho chính xác

Một lợi thế đáng kể của việc kiểm soát lô là định giá hàng tồn kho chính xác. Khi kiểm soát lô được bật, PartsBox theo dõi giá mua chính xác cho từng lô, cho phép báo cáo tài chính và phân tích chi phí chính xác.

Nếu không có kiểm soát lô, định giá hàng tồn kho sử dụng phương pháp chi phí trung bình: tất cả kho của một linh kiện được coi là có thể thay thế cho nhau và giá trị được tính bằng cách sử dụng bình quân gia quyền của tất cả các giá mua. Mặc dù điều này cung cấp một ước tính hợp lý, nhưng nó không thể tính đến sự thay đổi giá giữa các lần mua khác nhau.

Khi bật kiểm soát lô:

• Mỗi lô giữ lại giá mua ban đầu từ khi nó được thêm vào
• Khi các linh kiện được tiêu thụ trong các bản dựng, chi phí được quy cho dựa trên các lô cụ thể được sử dụng
• Các phần tách lô tự động kế thừa chi phí từ lô cha
• Báo cáo hiển thị các giá trị chính xác dựa trên chi phí lô thực tế thay vì mức trung bình

Định giá chính xác này đặc biệt có giá trị đối với:

• Báo cáo tài chính: Tính toán chính xác giá vốn hàng bán (COGS) cho kế toán
• Phân tích chi phí: Hiểu cách biến động giá linh kiện ảnh hưởng đến chi phí sản xuất
• Tính chi phí xây dựng: Biết chính xác chi phí vật liệu cho mỗi lô sản xuất
• Tuân thủ: Đáp ứng các tiêu chuẩn kế toán yêu cầu các phương pháp định giá hàng tồn kho chính xác

Khi xây dựng các dự án, chiến lược chọn nguồn linh kiện (FIFO, LIFO, v.v.) xác định lô nào được tiêu thụ trước, ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí cụ thể nào được quy cho mỗi bản xây dựng.

Những thách thức khi triển khai

Việc triển khai kiểm soát lô trong các công ty sản xuất điện tử vừa và nhỏ đặt ra những thách thức riêng biệt, phần lớn là do hạn chế về nguồn lực và sự phức tạp của việc tích hợp các hệ thống mới vào quy trình làm việc hiện có. Các công ty này thường hoạt động với ngân sách và nhân sự hạn chế, khiến việc áp dụng các hệ thống quản lý hàng tồn kho tinh vi trở thành một cam kết tài chính và hoạt động đáng kể.

Hầu hết các công ty sản xuất điện tử không thực hiện kiểm soát lô, vì chi phí quản lý mà nhiều giải pháp phần mềm áp đặt.

Theo truyền thống, việc thiết lập ban đầu của một hệ thống kiểm soát lô hàng không chỉ đòi hỏi đầu tư tài chính vào phần mềm mà còn vào việc đào tạo nhân viên. Nó từng đòi hỏi việc nhập liệu và theo dõi thông tin tỉ mỉ cho từng lô hàng nhận được, lưu trữ hoặc sử dụng trong sản xuất. Việc tích hợp kiểm soát lô hàng vào các hệ thống cũ hoặc các quy trình không được thiết kế với độ chính xác như vậy có thể dẫn đến gián đoạn và một quá trình học tập ảnh hưởng tạm thời đến năng suất. Do đó, nhiều công ty sản xuất thiết bị điện tử không thực hiện kiểm soát lô hàng.

PartsBox triển khai kiểm soát lô hàng để gây ra ít ma sát nhất. Các công ty có thể nhận được lợi ích của việc kiểm soát lô hàng mà không làm quá tải nguồn lực hoặc làm gián đoạn đáng kể hoạt động của họ.

Triển khai kiểm soát lô trong PartsBox

Khi thêm hàng tồn kho, tất cả thông tin về lô hàng là tùy chọn. Bạn có thể, nhưng không bắt buộc phải nhập thông tin bổ sung, sử dụng tên lô hàng của riêng bạn và thêm nhận xét. Ngay cả khi bạn không nhập bất kỳ thông tin lô hàng nào, bạn vẫn sẽ nhận được đầy đủ lợi ích, vì ID lô hàng duy nhất sẽ được tự động gán và ID ngắn gồm 8 ký tự sẽ được hiển thị ở mọi nơi.

Trong PartsBox, kiểm soát lô có thể chặt chẽ hoặc nới lỏng. Khi kiểm soát lô chặt chẽ được bật, các linh kiện không được gán lô sẽ không có sẵn để xây dựng. Điều này có nghĩa là nếu bạn có hàng tồn kho hiện có không được thêm vào bằng cách sử dụng kiểm soát lô, nó sẽ phải được xóa và thêm lại. Với kiểm soát lô nới lỏng, bất kỳ hàng tồn kho nào cũng có thể được sử dụng để xây dựng, nhưng thông tin truy xuất nguồn gốc sẽ bị hạn chế.

Ngoài ra, PartsBox có thể xử lý ngày hết hạn của lô. Nhiều linh kiện phải được sử dụng trước một ngày nhất định. Thông tin hết hạn có thể được thêm vào và khi tính năng kiểm soát hết hạn lô nghiêm ngặt được bật, PartsBox sẽ không cho phép sử dụng linh kiện từ các lô đã hết hạn.

Đây là giao diện màn hình thông tin lô cho một linh kiện đơn lẻ:

Các phần hiển thị dữ liệu lô (bao gồm tóm tắt giá trị với số lượng mua, đơn giá, giá trị mua, số lượng hiện tại và giá trị hiện tại), dữ liệu linh kiện, thông tin đơn hàng (nơi linh kiện đến), bản dựng nào đã sử dụng linh kiện này (với các liên kết đến thông tin bản dựng cụ thể) và các linh kiện lắp ráp phụ kết quả nào bao gồm linh kiện này.

Tuân thủ quy định

Kiểm soát lô giúp đảm bảo tuân thủ các yêu cầu quy định khác nhau trong các ngành công nghiệp, đặc biệt là trong các lĩnh vực mà khả năng truy xuất nguồn gốc và an toàn là quan trọng, chẳng hạn như ngành dược phẩm và hàng không vũ trụ. Các cơ quan quản lý, bao gồm FDA (Cục Quản lý Thực phẩm và Dược phẩm) tại Hoa Kỳ, EMA (Cơ quan Thuốc Châu Âu) tại Châu Âu và các cơ quan khác trên toàn cầu, bắt buộc phải có các biện pháp truy xuất nguồn gốc và kiểm soát chất lượng để đảm bảo an toàn và hiệu quả của sản phẩm. Hệ thống kiểm soát lô cho phép các tổ chức theo dõi sự di chuyển và sử dụng của các linh kiện hoặc thành phần từ nguồn gốc của chúng qua toàn bộ chuỗi cung ứng đến sản phẩm cuối cùng. Khả năng truy xuất nguồn gốc này là cần thiết không chỉ để kiểm soát chất lượng mà còn để thực hiện thu hồi hiệu quả, nếu phát hiện vấn đề với một lô sản phẩm cụ thể. Bằng cách duy trì hồ sơ chi tiết của từng lô, bao gồm nguồn gốc, cách xử lý và nơi nó được sử dụng, các công ty có thể nhanh chóng cô lập và giải quyết các vấn đề có thể xảy ra.

Hơn nữa, kiểm soát lô tạo điều kiện tuân thủ Thực hành sản xuất tốt (GMP), một tiêu chuẩn quy định nhằm đảm bảo sản phẩm được sản xuất nhất quán và được kiểm soát theo các tiêu chuẩn chất lượng. Thông qua việc theo dõi lô, các công ty có thể cung cấp bằng chứng có thể kiểm toán về việc tuân thủ các yêu cầu GMP. Mức độ chi tiết này không chỉ hỗ trợ tuân thủ quy định mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động và chất lượng sản phẩm.

Các công ty chế tạo thiết bị y tế điện tử thuộc phạm vi yêu cầu tuân thủ quy định. Các công ty khởi nghiệp về thiết bị y tế thường không nhận ra rằng ngay cả các nguyên mẫu giai đoạn đầu của họ cũng phải được xây dựng với khả năng truy xuất nguồn gốc.

Tích hợp với các hệ thống khác

Thông tin lô hàng được hiển thị trong PartsBox API, giúp tích hợp với các hệ thống doanh nghiệp khác như ERP (Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp), SCM (Quản lý chuỗi cung ứng) và hệ thống quản lý chất lượng.