Một cơ sở dữ liệu linh kiện thường được chia sẻ. Các kỹ sư, nhân viên phòng thí nghiệm và sản xuất, và các đối tác bên ngoài đều cần xem cùng một tồn kho và cùng một BOM. Mọi gói PartsBox thương mại đều dành cho nhiều người dùng và mọi thay đổi đều được đồng bộ hóa trong thời gian thực: thêm một linh kiện, xóa tồn kho hoặc chỉnh sửa thông tin và nó xuất hiện cho mọi người khác đã đăng nhập, không cần làm mới.
Mỗi tổ chức bắt đầu với một quản trị viên. Quản trị viên thêm những người dùng khác lên đến giới hạn của gói và vượt quá giới hạn đó với một khoản phí bổ sung cho mỗi người dùng. Bất kỳ chủ tài khoản PartsBox nào cũng có thể được mời, ở một trong ba cấp độ:
Để kiểm soát chi tiết hơn ba cấp độ này, gói Control bổ sung Kiểm soát truy cập dựa trên vai trò, nơi bạn xác định các vai trò với các quyền cụ thể và gán chúng cho người dùng.
Dữ liệu được chia sẻ; cách mỗi người làm việc với nó thì không. Mọi người đều thấy cùng các linh kiện, tồn kho và dự án, trong khi ngôn ngữ, định dạng ngày tháng và cài đặt sẵn bảng cá nhân là theo từng người dùng — một kỹ sư làm việc bằng tiếng Đức với bố cục cột riêng của họ, một đồng nghiệp bằng tiếng Nhật với một bố cục khác, trên cùng một cơ sở dữ liệu. Các cài đặt sẵn toàn công ty cho phép một người xác định các chế độ xem mà toàn bộ nhóm chia sẻ.
Các thay đổi mang theo tác giả của chúng. Lịch sử kho và hồ sơ bản dựng hiển thị ai đã làm gì và khi nào, vì vậy "ai đã nhận cuộn này" có một câu trả lời. Khóa API hoạt động theo cùng một cách: mỗi khóa là một người dùng được đặt tên riêng với một vai trò, không tính vào giới hạn người dùng, vì vậy trạm nhận hàng và giàn thử nghiệm là các danh tính riêng biệt, có thể giải trình.
Một tài khoản PartsBox thuộc về một người và không được chia sẻ. Một tài khoản dùng chung hoặc của phòng ban không mang lại cho bạn sự bảo mật, không có cách nào để thu hồi quyền truy cập của một người và không có cách nào để biết ai thực sự đã làm gì, vì vậy PartsBox không cho phép chúng. Nếu bạn cần quyền truy cập cho nhiều người hơn mức gói của bạn bao gồm, hãy mua thêm các vị trí người dùng.
Nhiều người dùng bắt đầu từ gói Essentials. Gói Maker miễn phí là dành cho một người dùng.