Część w PartsBox to nie to samo co jej stany magazynowe. Część to definicja — MPN, footprint, karta katalogowa. Stany magazynowe to to, co fizycznie posiadasz: ile, w jakich lokalizacjach i za jaką cenę. Utrzymywanie ich oddzielnie oznacza, że część z zerowym stanem magazynowym nadal ma swoje miejsce, pokazując, co należy zamówić i pasując do wiersza BOM, podczas gdy posiadane części mają dokładną liczbę.
Stany magazynowe znajdują się w miejscach przechowywania, a jedna część może znajdować się w kilku naraz. Pełna rolka trafia na półkę, pasek uciętej taśmy trafia do pudełka z przegródkami, a PartsBox mówi ci, jaka jest ilość w każdym z nich. Miejsce przechowywania to cokolwiek ci odpowiada — pokój, półka, pudełko lub jedna przegródka w siatce — więc umieszczasz nową dostawę tam, gdzie pasuje, i pozwalasz PartsBox pamiętać, gdzie ona jest, zamiast sortować stany magazynowe według typu komponentu. Stany magazynowe przechowywane u producenta kontraktowego to po prostu kolejna lokalizacja, więc ilości na miejscu i poza nim pozostają widoczne oddzielnie.
Część może mieć również domyślną lokalizację przechowywania: PartsBox wstępnie ją wybiera za każdym razem, gdy dodajesz stany magazynowe, i możesz oznaczyć ją jako obowiązkową, więc kontrolowana część może wylądować tylko w wyznaczonym pojemniku.
Ilości są zapisywane w jednostce miary części: całkowita liczba sztuk dla większości części, lub 2,5 metra, lub 500 gramów dla części mierzonej. Części, które zamówiłeś, ale jeszcze nie otrzymałeś, są wyświetlane jako zamówione stany magazynowe, oddzielone od tego, co jest pod ręką, dzięki czemu możesz odróżnić to, co jest na półce, od tego, co jest w drodze.
Ustaw ostrzeżenie o niskim stanie magazynowym dla każdej części, a PartsBox oznaczy część i umieści ją w raporcie o niskim stanie magazynowym, gdy spadnie poniżej progu, aktualizując się w momencie, gdy ktoś doda lub usunie stany magazynowe.
Historia stanów magazynowych to stały zapis. Dodajesz stany magazynowe, gdy części przybywają, i usuwasz je, gdy są używane, a każda operacja jest zachowywana, z informacją, kto to zrobił i kiedy. Możesz usunąć najnowszy wpis, ale starsze wpisy nie mogą być edytowane ani usuwane — PartsBox rejestruje to, co faktycznie się wydarzyło, więc liczba, którą widzisz, to liczba, którą posiadasz.
Kiedy fizyczne liczenie nie zgadza się z bazą danych, dostosuj liczbę zamiast przepisywać historię: wybierz jedną lub wiele partii w lokalizacji i ustaw rzeczywiste ilości, a korekta zostanie zapisana jak każda inna operacja. Dodawaj, usuwaj, przenoś i licz stany magazynowe poprzez skanowanie części, pojemnika lub kodu kreskowego dystrybutora.
Stany magazynowe, miejsca przechowywania i ostrzeżenia o niskim stanie magazynowym są w każdym planie, w tym w darmowym planie Maker. Kontrola partii, która śledzi każdą rolkę lub partię jako odrębną partię z własnym kosztem i źródłem, jest dostępna w planie Control.