Baza danych części jest zazwyczaj współdzielona. Inżynierowie, personel laboratoryjny i produkcyjny oraz partnerzy zewnętrzni muszą widzieć te same stany magazynowe i te same BOM. Każdy komercyjny plan PartsBox jest wieloużytkownikowy, a każda zmiana jest synchronizowana w czasie rzeczywistym: dodaj część, usuń stany magazynowe lub edytuj informacje, a pojawi się to dla wszystkich innych zalogowanych osób, bez konieczności odświeżania.
Każda organizacja zaczyna się od jednego administratora. Administratorzy dodają innych użytkowników do limitu planu, a powyżej niego za dodatkową opłatą za użytkownika. Każdy posiadacz konta PartsBox może zostać zaproszony na jednym z trzech poziomów:
Dla dokładniejszej kontroli niż te trzy poziomy, plan Control dodaje Kontrolę dostępu opartą na rolach (RBAC), gdzie definiujesz role z określonymi uprawnieniami i przypisujesz je użytkownikom.
Dane są wspólne; sposób, w jaki każda osoba z nimi pracuje, nie. Wszyscy widzą te same części, stany magazynowe i projekty, podczas gdy język, format daty i osobiste ustawienia tabeli są przypisane do użytkownika — jeden inżynier pracuje w języku niemieckim z własnym układem kolumn, kolega w języku japońskim z innym, na dokładnie tej samej bazie danych. Ustawienia ogólnofirmowe pozwalają jednej osobie zdefiniować widoki, z których korzysta cały zespół.
Zmiany niosą ze sobą swojego autora. Historia stanów magazynowych i zapisy montaży pokazują, kto co zrobił i kiedy, więc pytanie "kto przyjął tę rolkę" ma odpowiedź. Klucze API działają w ten sam sposób: każdy jest własnym nazwanym użytkownikiem z rolą, bez wliczania się do limitu użytkowników, więc stacja przyjmująca i stanowisko testowe to oddzielne, rozliczalne tożsamości.
Konto PartsBox należy do jednej osoby i nie może być współdzielone. Współdzielone lub wydziałowe konto nie daje ci żadnego bezpieczeństwa, żadnego sposobu na cofnięcie dostępu jednej osobie i żadnego sposobu na dowiedzenie się, kto faktycznie coś zrobił, więc PartsBox na nie nie pozwala. Jeśli potrzebujesz dostępu dla większej liczby osób niż obejmuje twój plan, kup dodatkowe miejsca dla użytkowników.
Wielu użytkowników jest dostępnych od planu Essentials. Darmowy plan Maker jest dla jednego użytkownika.