Tee tilauksia useille jakelijoille, ja sinun on tiedettävä, mitä on tulossa, milloin sen pitäisi saapua ja mitä laskua vasten — ilman erillisen laskentataulukon ylläpitoa. PartsBox seuraa jokaista tilausta puolestasi.
Jokainen tilaus käy läpi kolme tilaa:
Odotettu toimituspäivä asetetaan, kun teet tilauksen, joten "mitä saapuu tällä viikolla" on kysymys, johon tilaustaulukko vastaa. Jos tilaus peruuntuu, peruuta se: se palaa avoimeksi ja sen komponentit lakkaavat laskemasta saapuvaksi varastoksi.
Tilan ohella tilaus sisältää kentät, joihin viittaat myöhemmin: jakelijan tilausnumero, oma ostotilausnumerosi, laskun numero, odotettu toimituspäivä ja toimittaja. Liitä laskun PDF, lisää muistiinpanoja, lisää omat mukautetut kenttäsi — hyväksyntätila, toimitustapa — ja merkitse tilaukset tunnisteilla miten tahansa lajitteletkin ne. Tilauksessa olevat komponentit näkyvät saapuvana varastona, joten et tilaa uudelleen jotain, mikä on jo tulossa.
Tilaustaulukko suodattaa, lajittelee ja vie kuten mikä tahansa muukin taulukko, joten luettelo avoimista tilauksista toimittajittain tai kuukauden vastaanotot on yhden näkymän päässä.
Vastaanottaminen päivittää tilan. Vastaanota koko tilaus kerralla tai osa siitä; osittainen toimitus pitää tilauksen avoimena, kunnes loput saapuvat, ja PartsBox siirtää jäljellä olevan määrän eteenpäin. Aiemmat tilaukset pysyvät tietueena siitä, mitä ostit, millä hinnalla ja keneltä — eränhallinnan avulla aina siihen tiettyyn erään asti, joksi kukin toimitus muodostui.
PartsBox kirjaa, mitä olet tilannut ja vastaanottanut. Se ei ole kirjanpitojärjestelmä: se ei seuraa maksuja eikä versioi tilauksia — se kirjaa nykyisen todellisuuden, ei jokaista historiallista muutosta. Nähdäksesi kentät ja tilat kontekstissa, katso ostotilaukset ja Osta komponentteja ja vastaanota tilauksia.
Tilausten seuranta on osa ostotoimintoja, jotka alkavat Essentials-tilauksesta.