Een onderdelendatabase wordt meestal gedeeld. Ingenieurs, lab- en productiepersoneel en externe partners moeten allemaal dezelfde voorraad en dezelfde stuklijsten zien. Elk commercieel PartsBox-abonnement is voor meerdere gebruikers, en elke wijziging wordt in realtime gesynchroniseerd: voeg een onderdeel toe, verwijder voorraad of bewerk informatie, en het verschijnt voor iedereen die is ingelogd, zonder iets te hoeven vernieuwen.
Elke organisatie begint met één beheerder. Beheerders voegen andere gebruikers toe tot de limiet van het abonnement, en daarbuiten tegen een extra vergoeding per gebruiker. Elke PartsBox-accounthouder kan worden uitgenodigd, op een van de drie niveaus:
Voor fijnere controle dan deze drie niveaus voegt het Control-abonnement Op Rollen Gebaseerde Toegangscontrole toe, waarbij u rollen met specifieke machtigingen definieert en deze aan gebruikers toewijst.
De gegevens worden gedeeld; de manier waarop elke persoon ermee werkt niet. Iedereen ziet dezelfde componenten, voorraad en projecten, terwijl taal, datumformaat en persoonlijke tabelvoorinstellingen per gebruiker zijn — de ene ingenieur werkt in het Duits met een eigen kolomlay-out, een collega in het Japans met een andere, op exact dezelfde database. Met bedrijfsbrede voorinstellingen kan één persoon de weergaven definiëren die het hele team deelt.
Wijzigingen dragen hun auteur. Voorraadgeschiedenis en build-records tonen wie wat deed en wanneer, dus "wie heeft deze rol ontvangen" heeft een antwoord. API-sleutels werken op dezelfde manier: elk is zijn eigen benoemde gebruiker met een rol, zonder mee te tellen voor de gebruikerslimiet, dus het ontvangststation en de testopstelling zijn afzonderlijke, verantwoordelijke identiteiten.
Een PartsBox-account behoort toe aan één persoon en mag niet worden gedeeld. Een gedeeld of afdelingsaccount geeft u geen veiligheid, geen manier om de toegang van één persoon in te trekken en geen manier om te weten wie daadwerkelijk iets heeft gedaan, dus PartsBox staat ze niet toe. Als u toegang nodig heeft voor meer mensen dan uw abonnement dekt, koop dan extra gebruikersslots.
Meerdere gebruikers beginnen bij het Essentials-abonnement. Het gratis Maker-abonnement is voor één gebruiker.