En komponentdatabase deles vanligvis. Ingeniører, laboratorie- og produksjonspersonell, og eksterne partnere trenger alle å se den samme beholdningen og de samme stykklistene. Hver kommersiell PartsBox-plan er for flere brukere, og hver endring synkroniseres i sanntid: legg til en komponent, fjern beholdning, eller rediger informasjon, og det vises for alle andre som er logget inn, uten at noe må oppdateres.
Hver organisasjon starter med én admin. Administratorer legger til andre brukere opp til abonnementets grense, og utover det for en ekstra avgift per bruker. Enhver PartsBox-kontoinnehaver kan inviteres, på ett av tre nivåer:
For finere kontroll enn disse tre nivåene, legger Control-abonnementet til Rollebasert tilgangskontroll, hvor du definerer roller med spesifikke tillatelser og tildeler dem til brukere.
Dataene deles; måten hver person jobber med dem på er ikke det. Alle ser de samme komponentene, beholdningen og prosjektene, mens språk, datoformat og personlige tabellforhåndsinnstillinger er per bruker — en ingeniør jobber på tysk med sitt eget kolonneoppsett, en kollega på japansk med et annet, på nøyaktig samme database. Forhåndsinnstillinger for hele selskapet lar én person definere visningene hele teamet deler.
Endringer bærer sin forfatter. Beholdningshistorikk og byggeopptegnelser viser hvem som gjorde hva og når, så "hvem mottok denne rullen" har et svar. API-nøkler fungerer på samme måte: hver er sin egen navngitte bruker med en rolle, uten å telle mot brukergrensen, slik at mottaksstasjonen og testriggen er separate, ansvarlige identiteter.
En PartsBox-konto tilhører én person og må ikke deles. En delt konto eller avdelingskonto gir deg ingen sikkerhet, ingen måte å tilbakekalle én persons tilgang på, og ingen måte å vite hvem som faktisk gjorde noe, så PartsBox tillater dem ikke. Hvis du trenger tilgang for flere personer enn abonnementet ditt dekker, kjøp flere brukerplasser.
Flere brukere starter på Essentials-abonnementet. Det gratis Maker-abonnementet er for én bruker.