Komponenttitietokanta on yleensä jaettu. Insinöörien, laboratorio- ja tuotantohenkilöstön sekä ulkopuolisten kumppaneiden on kaikkien nähtävä sama varasto ja samat osaluettelot. Jokainen kaupallinen PartsBox-tilaus on monen käyttäjän tilaus, ja jokainen muutos synkronoidaan reaaliajassa: lisää komponentti, poista varastoa tai muokkaa tietoja, ja se näkyy kaikille muille sisäänkirjautuneille ilman päivittämistä.
Jokainen organisaatio alkaa yhdellä järjestelmänvalvojalla. Järjestelmänvalvojat lisäävät muita käyttäjiä tilauksen rajaan asti, ja sen yli ylimääräisellä käyttäjäkohtaisella maksulla. Kuka tahansa PartsBox-tilin haltija voidaan kutsua yhdelle kolmesta tasosta:
Tarkempaa hallintaa varten kuin nämä kolme tasoa, Control-tilaus lisää roolipohjaisen pääsynhallinnan, jossa määrität rooleja tietyillä oikeuksilla ja jaat niitä käyttäjille.
Tiedot jaetaan; tapa, jolla kukin henkilö työskentelee niiden kanssa, ei ole. Kaikki näkevät samat osat, varaston ja projektit, kun taas kieli, päivämäärämuoto ja henkilökohtaiset taulukon esiasetukset ovat käyttäjäkohtaisia — yksi insinööri työskentelee saksaksi omalla sarakeasettelullaan, kollega japaniksi toisella, täsmälleen samassa tietokannassa. Yrityksen laajuiset esiasetukset antavat yhden henkilön määrittää näkymät, jotka koko tiimi jakaa.
Muutokset kantavat tekijänsä. Varastohistoria ja kokoonpanotietueet näyttävät, kuka teki mitä ja milloin, joten kysymykseen "kuka vastaanotti tämän kelan" on vastaus. API-avaimet toimivat samalla tavalla: jokainen on oma nimetty käyttäjänsä, jolla on rooli, ilman että se lasketaan käyttäjärajaan, joten vastaanottoasema ja testilaite ovat erillisiä, vastuullisia identiteettejä.
PartsBox-tili kuuluu yhdelle henkilölle eikä sitä saa jakaa. Jaettu tai osastokohtainen tili ei anna sinulle turvallisuutta, ei tapaa peruuttaa yhden henkilön pääsyä, eikä tapaa tietää, kuka todella teki jotain, joten PartsBox ei salli niitä. Jos tarvitset pääsyn useammalle ihmiselle kuin tilauksesi kattaa, osta lisäkäyttäjäpaikkoja.
Useat käyttäjät alkavat Essentials-tilauksesta. Ilmainen Maker-tilaus on yhden käyttäjän.