Un componente en PartsBox no es lo mismo que su stock. El componente es la definición — el MPN, la huella, la hoja de datos. El stock es lo que tiene físicamente: cuántos, en qué ubicaciones y a qué costo. Mantenerlos separados significa que un componente con stock cero aún gana su lugar, mostrando lo que necesita pedirse y coincidiendo con una línea de BOM, mientras que los componentes que tiene llevan un recuento exacto.
Las existencias viven en ubicaciones de almacenamiento, y un componente puede estar en varias a la vez. Un carrete completo va en un estante, una tira de cinta cortada va en una caja de compartimentos, y PartsBox le dice la cantidad en cada una. Una ubicación de almacenamiento es lo que más le convenga — una habitación, un estante, una caja o un compartimento en una cuadrícula — por lo que coloca un nuevo envío donde quepa y deja que PartsBox recuerde dónde está, en lugar de clasificar el inventario por tipo de componente. Las existencias mantenidas en un fabricante por contrato son solo otra ubicación, por lo que las cantidades in situ y fuera de las instalaciones se mantienen visibles por separado.
Un componente también puede tener una ubicación de almacenamiento predeterminada: PartsBox la preselecciona cada vez que agrega stock, y puede marcarla como obligatoria, para que un componente controlado solo pueda aterrizar en su contenedor designado.
Las cantidades se registran en la unidad de medida del componente: un número entero de piezas para la mayoría de los componentes, o 2.5 metros, o 500 gramos para uno medido. Los componentes que ha pedido pero que aún no ha recibido se muestran como existencias pedidas, separadas de lo que hay disponible, para que pueda distinguir lo que está en el estante de lo que está en camino.
Establezca una advertencia de existencias bajas por componente, y PartsBox marca el componente y lo enumera en un informe de existencias bajas cuando cae por debajo del umbral, actualizándose en el momento en que alguien añade o retira existencias.
El historial de inventario es un registro permanente. Usted agrega inventario cuando llegan los componentes y lo elimina a medida que se usan, y cada operación se mantiene, con quién lo hizo y cuándo. Puede eliminar la entrada más reciente, pero las entradas más antiguas no se pueden editar ni eliminar: PartsBox registra lo que realmente sucedió, por lo que el recuento que ve es el recuento que tiene.
Cuando un recuento físico no concuerda con la base de datos, ajuste el recuento en lugar de reescribir la historia: seleccione uno o varios lotes en una ubicación y establezca las cantidades reales, y el ajuste se registrará como cualquier otra operación. Añada, elimine, mueva y cuente el stock escaneando un componente, un contenedor o un código de barras de distribuidor.
Las existencias, las ubicaciones de almacenamiento y las advertencias de existencias bajas están en todos los planes, incluido el plan Maker gratuito. El control de lotes, que rastrea cada carrete o lote como un lote distinto con su propio costo y origen, está en el plan Control.