Trazabilidad usando Control de Lotes en la Fabricación de Electrónica

¿Qué es un lote?

Un 'lote' de componentes representa un grupo de componentes, obtenidos de una sola fuente, idénticos en todos los aspectos. Sin control de lotes, se asume que todas las existencias de un componente dado en su inventario son idénticas, por lo que al usar componentes para la construcción, no está claro de dónde vinieron los componentes ni cuánto costaron. En caso de un problema, tampoco es posible determinar dónde se utilizaron los componentes problemáticos. En otras palabras, sin control de lotes puede pensar en su stock como un fluido: puede agregar y quitar de él, pero es imposible decir qué está quitando, solo se conoce la cantidad.

Un ejemplo real de control de lotes

Veamos un ejemplo. Compra un carrete de 5000 componentes, digamos condensadores de 10µF, y los almacena en la ubicación A1, luego compra adicionalmente otro carrete de 5000 componentes y coloca ese segundo carrete en la misma ubicación. Ahora tiene un total de 10,000 condensadores de 10µF. Sin seguimiento de lotes, esto es todo lo que sabe: la cantidad total en una ubicación de almacenamiento. No sabe si eso está en un solo carrete, múltiples carretes o piezas de cinta cortada. Con el control de lotes, sin embargo, sabe que aunque el total es de hecho 10,000 componentes, tiene dos lotes de 5,000 componentes cada uno. También sabe dónde y cuándo se ordenó cada lote.

Siempre que construya algo usando estos componentes, indicará qué lote está utilizando, para que el software pueda llevar un registro de la cantidad restante en cada carrete, así como recordar qué componentes entraron en una construcción específica. Esto proporciona una trazabilidad completa: desde los pedidos hasta los dispositivos fabricados y desde los dispositivos fabricados de vuelta a los pedidos.

Esto no solo es útil para la trazabilidad. Si trabaja con un fabricante por contrato, es probable que le envíe algunos componentes en carretes. Si etiqueta los lotes correspondientes a estos carretes enviados, podrá saber fácilmente qué está físicamente disponible en el sitio localmente y qué se ha enviado a otro lugar. La cantidad total para ese condensador de 10µF podría seguir siendo 10,000, pero si envió un carrete a su CM/EMS, solo 5,000 son utilizables localmente.

Con el control de lotes, cada vez que añades stock, la información del lote se almacena junto con él. Puedes añadir una descripción, información de fecha de caducidad y comentarios adicionales. También puedes añadir etiquetas: etiquetando el lote como en cuarentena, por ejemplo, o como perteneciente a un cierto cliente. Estas etiquetas pueden usarse luego para filtrar fuentes de componentes al construir: si estás construyendo para un cliente específico con inventario consignado, probablemente quieras usar solo lotes que estén etiquetados como pertenecientes a un cliente, o etiquetados como componentes de la casa.

Trazabilidad y visibilidad

Gracias al control de lotes, el seguimiento es posible en dos direcciones:

• Encontrar lotes de producción basados en un número de lote de fabricante/distribuidor, para que los dispositivos problemáticos puedan ser encontrados y retirados.
• Encontrar el número de lote de fabricante/distribuidor basado en un número de serie de dispositivo, para que los componentes puedan ser rastreados hasta su fuente.

Cuando los lotes se dividen, los nuevos lotes mantienen su conexión con la fuente original. Si el lote original fue creado por una construcción, PartsBox sigue la cadena de divisiones hacia atrás para mostrar la información de construcción original. Esto significa que incluso después de múltiples divisiones, siempre puede rastrear un lote hasta la construcción que lo creó.

Gracias al control de lotes, obtiene una visibilidad completa de su producción. Si coloca una etiqueta ID Anything™ que represente una construcción en los dispositivos fabricados, al escanear esa etiqueta se producirá la información completa de la construcción, con un enlace a los lotes específicos de componentes utilizados en esa construcción, mostrando dónde y cuándo se compraron los componentes.

El control de lotes también ayuda con la gestión del inventario físico: si imprime una etiqueta que contiene el código de barras ID Anything™ y la adjunta al empaque del componente, siempre podrá identificar inmediatamente el lote, de dónde vino y dónde se utilizó.

Valoración exacta del inventario

Una ventaja significativa del control de lotes es la valoración precisa del inventario. Cuando el control de lotes está habilitado, PartsBox rastrea el precio de compra exacto para cada lote, permitiendo informes financieros y análisis de costos precisos.

Sin control de lotes, la valoración del inventario utiliza el método de costo promedio: todo el stock de un componente se trata como fungible, y el valor se calcula utilizando el promedio ponderado de todos los precios de compra. Aunque esto proporciona una aproximación razonable, no puede tener en cuenta las variaciones de precio entre diferentes compras.

Con control de lotes habilitado:

• Cada lote conserva su precio de compra original de cuando fue añadido
• Cuando los componentes se consumen en construcciones, el costo se atribuye en función de los lotes específicos utilizados
• Las divisiones de lotes heredan automáticamente el costo del lote principal
• Los informes muestran valores exactos basados en los costos reales de los lotes en lugar de promedios

Esta valoración exacta es particularmente valiosa para:

• Informes financieros: Cálculos precisos del costo de los bienes vendidos (COGS) para contabilidad
• Análisis de costos: Comprender cómo las fluctuaciones de precios de los componentes afectan los costos de producción
• Costo de construcción: Conocer el costo exacto del material para cada lote de producción
• Cumplimiento: Cumplir con las normas contables que requieren métodos precisos de valoración de inventario

Al construir proyectos, la estrategia de selección de fuente de componentes (FIFO, LIFO, etc.) determina qué lotes se consumen primero, afectando directamente qué costos específicos se atribuyen a cada construcción.

Desafíos de implementación

Implementar el control de lotes en pequeñas y medianas empresas de fabricación de electrónica presenta desafíos distintos, en gran parte debido a las limitaciones de recursos y la complejidad de integrar nuevos sistemas en los flujos de trabajo existentes. Estas empresas a menudo operan con presupuestos y personal limitados, lo que hace que la adopción de sistemas sofisticados de gestión de inventario sea una tarea financiera y operativa significativa.

La mayoría de las empresas que fabrican electrónica no implementan el control de lotes, debido a la sobrecarga que imponen muchas soluciones de software.

Tradicionalmente, la configuración inicial de un sistema de control de lotes requería no solo una inversión financiera en software, sino también en capacitación del personal. Solía requerir una entrada y un seguimiento meticulosos de la información para cada lote recibido, almacenado o utilizado en la producción. Integrar el control de lotes en sistemas o procesos heredados que no fueron diseñados con tal precisión en mente podría provocar interrupciones y una curva de aprendizaje que afecta temporalmente la productividad. Como resultado, muchas empresas que fabrican productos electrónicos no implementan el control de lotes.

PartsBox implementa el control de lotes para causar una fricción mínima. Las empresas pueden obtener los beneficios del control de lotes sin abrumar sus recursos o interrumpir sus operaciones significativamente.

Implementación del control de lotes en PartsBox

Al agregar existencias, toda la información del lote es opcional. Puede, pero no tiene que, ingresar información adicional, usar sus propios nombres de lote y agregar comentarios. Incluso si no ingresa ninguna información de lote, obtendrá todos los beneficios, ya que se asignará automáticamente una ID de lote única y se mostrará una ID corta de 8 caracteres en todas partes.

En PartsBox, el control de lotes puede ser estricto o relajado. Cuando el control de lotes estricto está habilitado, los componentes que no tienen un lote asignado no estarán disponibles para la construcción. Esto significa que si tiene existencias actuales que no se añadieron usando control de lotes, tendrán que ser eliminadas y añadidas de nuevo. Con el control de lotes relajado, cualquier existencia puede ser utilizada para la construcción, pero la información de trazabilidad será limitada.

Además, PartsBox puede manejar fechas de caducidad de lotes. Muchos componentes deben usarse antes de una fecha determinada. Se puede agregar información de caducidad, y cuando la caducidad estricta de lotes está habilitada, PartsBox no permitirá usar componentes de lotes que ya hayan caducado.

Así es como se ve la pantalla de información del lote para un solo componente:

Las secciones muestran datos del lote (incluyendo un resumen de valor con cantidad de compra, costo unitario, valor de compra, cantidad actual y valor actual), datos del componente, información del pedido (de dónde vino el componente), qué construcciones usaron este componente (con enlaces a información específica de la construcción) y qué componentes de subensamblaje resultantes incluyen este componente.

Cumplimiento normativo

El control de lotes ayuda a garantizar el cumplimiento de diversos requisitos regulatorios en todas las industrias, particularmente en sectores donde la trazabilidad y la seguridad son importantes, como las industrias farmacéutica y aeroespacial. Los organismos reguladores, incluidos la FDA (Administración de Alimentos y Medicamentos) en los Estados Unidos, la EMA (Agencia Europea de Medicamentos) en Europa y otros a nivel mundial, exigen medidas de trazabilidad y control de calidad para garantizar la seguridad y eficacia de los productos. Los sistemas de control de lotes permiten a las organizaciones rastrear el movimiento y el uso de componentes o ingredientes desde su origen a través de toda la cadena de suministro hasta el producto final. Esta trazabilidad es esencial no solo para el control de calidad, sino también para realizar retiradas eficientes, en caso de que se identifique un problema con un lote específico de productos. Al mantener registros detallados de cada lote, incluido su origen, manipulación y dónde se utilizó, las empresas pueden aislar y abordar rápidamente posibles problemas.

Además, el control de lotes facilita el cumplimiento de las Buenas Prácticas de Manufactura (GMP), un estándar regulatorio destinado a asegurar que los productos se produzcan y controlen consistentemente de acuerdo con los estándares de calidad. A través del seguimiento de lotes, las empresas pueden proporcionar evidencia auditable del cumplimiento de los requisitos GMP. Este nivel de detalle no solo apoya el cumplimiento regulatorio, sino que también mejora la eficiencia operativa y la calidad del producto.

Las empresas que construyen dispositivos médicos electrónicos están sujetas a requisitos de cumplimiento normativo. Las startups de dispositivos médicos a menudo no se dan cuenta de que incluso sus prototipos iniciales en etapa temprana deben construirse con trazabilidad.

Integración con otros sistemas

La información del lote se expone en la API de PartsBox, lo que hace posible la integración con otros sistemas empresariales como ERP (Planificación de Recursos Empresariales), SCM (Gestión de la Cadena de Suministro) y sistemas de gestión de calidad.